Pour travailler sur un document à plusieurs de manière collaborative, le tableau noir est assez pratique, mais il impose que toutes les personnes travaillent dans le même lieu physique, ce qui est parfois contraignant. Cette page propose quelques outils numériques permettant une édition collaborative de documents, de manière synchrone ou non. Ce document ne considère que l'édition de textes, mais certains outils proposés permettent aussi de traiter d'autres types de documents.

L'April publie le Guide des associations, qui explique l'utilisation des outils numériques pour les associations. Une partie de ce guide est consacrée à l'édition collaborative, et vous pourrez sans doute y trouver des éléments intéressants.

Dans une première partie, nous avons listé des outils permettant de remplir ces tâches. Une seconde partie présente une approche par problématique : « Étant donné l'usage que je voudrais avoir, quel outil puis-je utiliser ? »


Outils

De manière générale, il est nécessaire de faire confiance aux personnes qui hébergent tel ou tel service quant à leur bienveillance sur vos données. Pour un travail qui devrait rester confidentiel pour une raison ou pour un autre, mieux vaut l'héberger soi-même.

Envoi de fichiers par courriel

C'est sans doute la méthode la plus simple à mettre en place. Elle est loin d'être adaptée à toutes les situations.

  • Cette méthode ne permet pas de modification simultanée : si deux personnes modifient le fichier en même temps, il peut être délicat de relever les modifications faites par chacun-e, et de rassembler les versions divergentes.
  • Le suivi des versions est délicat : assez vite, il est facile de se perdre, de ne plus savoir quelle est la dernière version (surtout si plusieurs personnes ont modifié le document en même temps), ou de ne plus savoir quelles modifications ont été prises en compte.
  • Tout le monde est supposé utiliser les mêmes outils. Si une personne envoie un fichier au format .docx (format de Microsoft Word à partir de la version 2007), et qu'une autre personne ne possédant pas ce logiciel souhaite le modifier, elle devra, au choix, acheter ce logiciel (ce qui peut nécessiter l'achat d'un nouvel ordinateur, dans le cas de machines trop vieilles), modifier le fichier avec une autre suite bureautique (OpenOffice ou LibreOffice par exemple) en perdant une partie de la mise en page1, ou faire part de ses remarques par courriel, en espérant que quelqu'un d'autre les reportera sur le fichier en question. Le simple fait de ne pas avoir les mêmes polices d'écriture installées sur son ordinateur (ce qui est plus fréquent qu'on pourrait le croire) peut entraîner des altérations de la mise en page.

Cette méthode est néanmoins adaptée pour de la relecture : une seule personne modifie le document original, envoie une version lisible par tous (au format pdf par exemple), et recueille et reporte les remarques.

Les traitements de texte

Suivi des modifications

Les traitements de texte comme OpenOffice Text, LibreOffice Text et Microsoft Office Word possèdent des outils de suivi de version, de modifications, de commentaires, de comparaison et de fusion de documents peu utilisés malheureusement et pourtant bien pratiques, notamment pour un travail par courriels interposés.

Par exemple, pour LibreOffice:

  • pour activer le suivi des modifications, cocher l'option « Enregistrer » du menu « Édition/Modifications » ;
  • pour ensuite accepter ou rejeter les modifications, utiliser le menu « Édition/Modifications/Accepter ou rejeter » ;
  • pour vous assister dans la fusion de deux versions d'un même document, ouvrez en une version, puis lancer la fusion avec le deuxième à travers le menu « Édition/Modifcations/Fusionner » ;
  • pour pouvoir enregistrer les différentes versions d'un même document dans le même fichier, vous pouvez gérer ça depuis le menu « Fichier/Versions » ;
  • s'il vous prend l'envie en relisant un document d'avoir envie de discuter avec les personnes qui l'ont écrit, vous pouvez insérer un commentaire à un endroit précis en y positionnant votre curseur et en suivant le menu « Insertion/Commentaire ».

Les documents maîtres

OpenOffice et LibreOffice permettent l'usage de documents qui en contiennent d'autres : les documents maîtres. Dans le cas d'un travail à plusieurs où chacun-e travaille sur une partie différente, cela peut être tout à fait pratique, chacun-e travaillant sur son/ses fichier-s, renvoyant régulièrement ses versions à une personne qui pourrait centraliser l'ensemble des travaux et les agencer dans un document maître.

Pour les personnes qui utilisent les styles, il faut savoir que c'est le style du document maître qui s'applique, assurant ainsi une cohérence sur l'ensemble du document final.

Forum de discussion

L'utilisation d'un forum de discussion est possible pour éditer un texte non mis en forme. Dans ce cas, chaque participant recopie le texte en y apportant ses modifications.

Elle a l'avantage de garder un suivi des modifications : en remontant le fil de discussion, les différentes versions du document apparaîssent de manière linéaire. Cette méthode permet aussi de discuter des modifications apportées au document.

Mettre en place un forum

Hébergements proposés

Comment Ça Marche propose une liste d'hébergeurs, payants ou gratuits.

Mettre en place son propre forum

Plusieurs solutions libres, comme FluxBB ou phpBB permettent d'installer un forum sur son propre serveur.

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Édition instantanée et à plusieurs de texte

Il s'agit de pouvoir rédiger du texte simultanément et à plusieurs. Le cadre de travail est similaire au travail sur un traitement de texte (avec une mise en forme du texte nulle ou limitée), à ceci près que chaque personne a son curseur, et que le texte porte la couleur de celle qui l'a ajouté.

Ce type d'outil est particulièrement adapté à des séquences de travail intensives (pour faire avancer rapidement la rédaction d'un document) ou encore, pour rédiger le compte-rendu d'une réunion instantanément.

Outils existants

Etherpad

  • Très simple à installer, un peu plus de travail est nécessaire pour une installation pérenne.
  • Grésille propose un service Etherpad
  • Hébergements proposés par d'autres structures :
  • Facilité à utiliser : a priori accessible à toute personne ayant une connaissance même basique des navigateurs web et de l'édition de texte
  • Spécificités : travail via une interface web sur un document où chaque personne peut écrire en même temps
  • Avantages :
    • les personnes sont toutes caractérisées par une couleur. Le texte écrit par chacune d'entre elles est surligné de cette couleur ;
    • un chat intégré permet les échanges en parallèle de la rédaction ;
    • l'ensemble des versions du document est archivé, ce qui permet de reconstituer son histoire au besoin. Il est également possible d'enregistrer une version régulièrement ;
    • il est possible d'exporter le document dans différents formats ;
    • les personnes n'ont pas besoin d'identifiant ou de mot de passe pour accéder au document. Quand quelqu'un crée un document, une adresse unique lui est attribuée. C'est celle·ci qui est communiquée aux personnes qui participent.
  • Inconvénients :
    • à partir du moment où vous commencez à diffuser l'adresse du document, vous n'avez plus la maîtrise de sa diffusion. Si vous ne pouvez pas faire confiance aux autres membres du groupe de travail et que cela pose un problème quant à la nature du travail, cet outil n'est peut-être pas celui qu'il vous faut ;
    • de la même façon, la seule restriction d'accès étant basée sur l'adresse du document, vous prenez le « risque » que quelqu'un puisse tomber dessus.

Gobby

  • Facilité à administrer, installer, auto-héberger : à la portée d'une personne utilisant GNU/Linux, ayant des rudiments de connaissance du réseau et des commandes ;
  • Hébergements proposés : aucun hébergement public à notre connaissance ;
  • Facilité à utiliser : l'installation du logiciel client se fait de la même manière que pour d'autres programmes, quoique l'installation sur MAC OS semble alambiquée. À l'usage, cela revient à utiliser un éditeur de texte, donc… ;
  • Spécificités : possibilité de travailler dans toute une arborescence de documents ;
  • Avantages :
    • les personnes qui participent sont toutes caractérisées par une couleur. Le texte écrit par chacune est surligné de cette couleur ;
    • un chat intégré permet les échanges en parallèle de la rédaction ;
    • l'accès au serveur peut être sécurisé par mot de passe et/ou certificat ;
  • Inconvénients :
    • il n'y a pas d'accès à l'historique d'un document ;
    • à partir du moment où vous commencez à diffuser les paramètres d'accès au serveur, vous n'avez plus la maîtrise de leur diffusion. Si vous ne pouvez pas faire confiance aux autres membres du groupe de travail et que cela pose un problème quant à la nature du travail, cet outil n'est peut-être pas celui qu'il vous faut ; cet inconvénient tombe en général par le fait que cet outil est souvent utilisé sur un réseau local (attention aux réseaux locaux disponibles en wifi pour un document trés confidentiel…).

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Wiki

Un wiki est un site web permettant aux personnes autorisées de modifier les pages, tout en conservant un historique des modifications (et des personnes qui ont modifié). L'exemple le plus connu est sans doute Wikipédia, pour lequel n'importe qui peut voir et modifier les pages, mais il est aussi possible, suivant le logiciel utilisé et la configuration du serveur, de limiter l'accès, en lecture comme en écriture, à certaines personnes.

Les éditions concurrentes ne sont pas possibles. Cet outil est plutôt destiné aux cas où les personnes ne vont pas apporter de modifications au même moment.

Mettre en place un wiki

Hébergements proposés

Nous ne connaissons pas d'hébergeurs de wiki que nous pouvons recommander. Il en existe, qu'un moteur de recherche pourra vous présenter, mais nous ne savons pas ce qu'ils valent.

Mettre en place son propre moteur

Si avez un serveur oueb et qu'il le permet, il est possible d'installer son propre moteur de wiki. De nombreux moteurs existent, libres et gratuits, comme MediaWiki (utilisé pour Wikipédia), ou DokuWiki (ne nécessitant pas de base de données), ou encore Ikiwiki, plus difficile à maîtriser, mais qui peut être adossé à un système de gestion de version (c'est l'outil que nous utilisons à Grésille).

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Suites bureautiques en ligne

Il est possible de retrouver un environnement similaire à un traitement de texte dans un navigateur web, permettant à plusieurs personnes d'y accéder, de manière simultanée ou non.

Outils disponibles

Google

Google propose un tel service, mais il faut accepter ses conditions d'utilisation douteuses.

Framalab

Framasoft propose un traitement de texte, Framapad (déjà évoqué plus haut, qui permet également l'édition simultanée) et un éditeur de feuilles de calcul, Framacalc.

Ces deux outils sont libres, et il est possible de les installer sur son propre serveur.

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Gestionnaire de version

La plupart des logiciels libres (et de nombreux logiciels non libres, en entreprise) sont développés de manière décentralisée en utilisant des systèmes de gestion de version, tels que git, subversion ou mercurial. Ces logiciels sont assez techniques : ils ne sont pour la plupart utilisables qu'en ligne de commande, ils sont davantage adaptés à l'édition de texte (ou de tout document pouvant s'y ramener) qu'à l'édition d'autres types de documents, et ils sont plutôt orientés vers le travail sur toute une arborescence de documents plutôt que sur un seul, mais ils sont très puissants. Des centaines de personnes peuvent travailler en même temps sur ces documents ; ces logiciels gèrent correctement les conflits dûs aux modifications concurrentes (deux personnes modifient en même temps le même fichier), et permettent un suivi des versions (savoir qui a fait quelles modifications à quel moment).

La maîtrise de l'outil, même pour effectuer des opérations de base, est assez technique, et cet outil ne convient donc pas aux personnes peu à l'aise avec l'informatique.

Dans le cas de git, son utilisation peut être facilitée en l'utilisant par l'intermédiaire d'un logiciel tiers comme Sparkleshare. Couplé à l'usage des documents maîtres cités précédemment et du suivi des modifications, cela nous fournit un outil collaboratif très puissant.

Groupware

Pour des situations plus complexes, des logiciels spécifiques existent, dont de nombreuses solutions libres. Les services fournis varient d'un logiciel à l'autre, mais leur point commun est d'être destiné au travail collaboratif (en général ou à une forme particulière de celui-ci) de groupes de personnes.

Malheureusement, nous ne connaissons pas suffisament ces outils pour en parler davantage. Wikipédia contient une liste de tels logiciels.


Cas d'utilisation

Je veux rédiger un compte-rendu pris à quatre mains sur papier avec un camarade

Dans ce cas là, anecdotique, avec deux personnes uniquement, l'échange par courriel peut être adapté. Elles peuvent toutes les deux se mettre d'accord au préalable sur le format (fichier texte ? éditable avec OpenOffice ? Microsoft Office ?) et la méthode de travail (Alice rédige la première partie qu'elle envoie à Bob, qui l'ajoute à sa partie avant de l'envoyer à Alice pour relecture).

Nous voulons prendre un compte-rendu à plusieurs mains, directement en version numérique

Dans ce cas là, un outil d'édition instantanée à plusieurs est très adapté. Par exemple, une des personnes peut lancer un serveur Gobby sur son ordinateur, les autres s'y connectent, et tous participent et collaborent à la prise du compte-rendu.

Notre groupe de quinze personnes souhaite écrire un livre

Plusieurs solutions sont possibles. Pour cette utilisation, a priori, il n'y aura pas ou peu d'éditions concurrentes.

  • Un wiki peut-être adapté. Chaque partie ou chapitre a sa propre page, ce qui permet de manipuler des morceaux de texte moins gros (ce qui limite la portée des erreurs de manipulation), et de minimiser les risques d'édition simultanée.

  • Si la mise en page est faite en direct (ce qui n'est pas toujours une bonne pratique d'édition), une suite bureautique en ligne est aussi adaptée.

  • Enfin, pour des personnes sachant manipuler un minimum la ligne de commande, et si le livre est édité en format texte, un gestionnaire de version est également une bonne méthode.

Quelle que soit la solution technique choisie, il est important de faire confiance à son hébergeur. Supposons qu'après des mois de travail à plusieurs, il décide subitement de fermer ce service ? Et si il désactive le compte de l'une des personnes (parce que, par erreur, il a considéré qu'elle a contrevenu aux conditions d'utilisation en diffusant des images à caractère pornographique), ce qui fait disparaître le travail accompli jusqu'à présent ? Héberger soi-même ses outils est alors une assurance, à condition de faire des sauvegardes régulières.

Mon texte doit être relu par l'ensemble du groupe avant validation

Dans ce cas là, envoyer un fichier au format PDF par courriel est une excellente solution. Elle est simple à mettre en œuvre, tous les destinataires possèdent a priori le logiciel nécessaire pour lire le document, sans altération. Puisque le document en est à une phase de relecture, il est possible qu'une liste de remarques par courriel, un PDF annoté, ou une version imprimée et commentée soit un retour suffisant pour la personne ayant rédigé le document.

Notre groupe de quinze personnes a un après-midi pour rédiger un texte

Un outil d'édition instantanée à plusieurs personnes est un outil adapté dans ce cas là. Framasoft fait des traductions d'articles de cette manière.