Utilisation de Nextcloud pour les administrateurs d’un nuage et pour les autres

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Présentation de l’outil

Nextcloud est un outil de stockage et de partage de documents, une sorte de placard à documents sur internet, comme d’autres … mais pas tout à fait.

Il permet une utilisation individuelle :

  • stockage
  • accès par internet à ses propres documents
  • partage de fichiers dans le même nuage ou avec l’extérieur
  • l'inscription des personnes au groupe se fait quand on veut

et une utilisation de groupe, plus structurée :

  • création de groupes
  • dossiers communs à un ou plusieurs groupes
  • rôle des personnes dans ces groupes

La co-existence de ces deux possibilités dans un même outil est plutôt rare.

Administration

Seuls les administrateurs ont accès à l’outil de création et de gestion des groupes qui sont indispensables pour une utilisation structurée : c’est à eux de mettre en place la structure voulue par la mise en place des groupes et de dossiers qui leur sont liés.
Dans l'ordre :

  • création d'un groupe.
  • création d'un dossier propre au groupe.
  • mise en place du partage pour le groupe : taper le début du nom du groupe et le groupe est proposé.

Partage de document

Pour accéder aux fonctionnalités du partage de document, cliquer sur la petite patte d’oie au bout de la ligne à droite du nom du document ou du dossier.

  • Pour partager un fichier ou un dossier, il faut connaître le nom de ce groupe ou de la personne avec qui on veut partager.
    NB : on a accès aux noms des groupes auxquels on appartient dans Settings du menu accessible à partir de son nom, à droite du bandeau supérieur.

  • Chacun voit écrit « Partagé » à droite des éléments qu’il a lui même partagé, ou le nom de la personne qui a mis en place le partage.

  • Quand l’initiateur d’un partage casse un partage, il n’y a plus que lui qui voit le fichier ou le dossier.
    S’il s’agit d’un dossier de groupe, il récupère donc les documents déposés dans ce dossier par d'autres.

Partage par un lien public

La possibilité de partager par un lien public permet d'interagir avec des personnes extérieures au nuage, en leur fournissant un niveau d'accès et de droits que vous fixez.

Partage et déplacement

  • Cas d'un document appartenant à un groupe : Le partage d’un dossier s’applique à tous les fichiers qu’il contient. Et donc déplacer un fichier en le sortant d’un dossier partagé revient à casser le partage pour ce fichier.
  • Déplacer un fichier sur lequel a été mis en place un partage individuel ne change rien au partage.

Suppression des documents

Cas d’un partage individuel (éventuellement entre plusieurs personnes mais pas dans un groupe)

  • seule la personne qui a créé le doc peut le supprimer.
    Les autres ne peuvent que casser le partage. Même chose pour un dossier.

Cas d’un partage de groupe : le dossier et son contenu appartiennent à toutes les personnes du groupe.

  • chacun à tous les droits sur tous les documents et dossiers. Le contenu appartient au groupe et plus à une personne.
    Rien de ce qu’une personne a mis dans ce dossier n’est supprimé quand la personne quitte le nuage.
    Seule la personne qui a créé le dossier partagé peut le supprimer ou casser le partage.

Autres points

Agenda

De même que dans le partage de fichiers et dossiers, chacun peut avoir :

  • son agenda personnel
  • un agenda partagé avec quelqu’un
  • les agendas des groupes dont il appartient

Accueil

En se connectant sur une instance de Nextcloud, chacun voit :

  • l’ensemble des documents et dossiers qui lui est personnel :
    • ses documents personnels qui peuvent être organisés en plusieurs dossiers (images, sons, texte, thèmes, …).
    • les documents ou dossiers qu’il partage avec d’autres utilisateurs du même nuage de son initiative ou de la leur.
  • ce à quoi il a accès en fonction de son appartenance à un ou plusieurs groupes :
    • des dossiers
    • des documents

Et donc en ce connectant à Nextcloud, personne ne voit la même chose !

Où suis-je ?

J'ai changé plusieurs fois de dossier ... où suis-je ?
Sous le bandeau coloré et à côté de l’icône de l’accueil est indiqué le chemin du dossier où je suis, soit :
⟩ Poterne ⟩ Jardinage
Je suis dans le dossier « Jardinage » du dossier « Poterne », accessible à partir de l’accueil.

Fonctionnement de la poubelle

Nextcloud garde dans les poubelles les éléments supprimés … tant qu’il n’a pas besoin de place.
Vous ne pouvez donc pas en faire un espace de stockage particulier : Nextcloud peut décider à tout moment de vider toutes les poubelles d’une instance Nexcloud.

Création de contenu

On dispose depuis la version 15 de 2 outils de création de contenu :

  • L’éditeur natif de Nextcloud qui permet de créer des documents en .txt, sans mise en forme.
    Sommaire.
  • Collabora : un éditeur qui permet de créer des textes, des feuilles de calcul ou des présentation avec pratiquement les mêmes fonctionnalités que LibreOffice.
    Plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur le même fichier : les modifications s’affichent au fur et à mesure qu’elles sont faites.

Le webdav

Nextcloud supporte le protocole webdav. Les informations pour se connecter en webdav se trouvent dans Paramètres, en bas et à gauche de l'accueil.
Le webdav est pratique si vous êtes seul à travailler sur un document, sinon vous risquez des problèmes de conflits dans les mises à jour.